Quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao là quyền đặc biệt mà nước tiếp nhận dành cho Cơ quan đại diện ngoại giao và viên chức, nhân viên của cơ quan này đóng tại nước mình nhằm tạo điều kiện để họ hoàn thành chức năng ngoại giao.
Cơ quan đại diện ngoại giao và các thành viên được hưởng quy chế ưu đãi, miễn trừ theo quy định của nước tiếp nhận trên cơ sở Công ước Vienna về quan hệ ngoại giao (1961).
Cơ quan đại diện lãnh sự và các thành viên được hưởng quy chế ưu đãi, miễn trừ lãnh sự theo quy định của nước tiếp nhận trên cơ sở Công ước Vienna về quan hệ lãnh sự (1963).
Phái đoàn Đại diện thường trực tại Liên hợp quốc hoặc tổ chức quốc tế khác và các thành viên được hưởng quy chế ưu đãi, miễn trừ của nước sở tại dành cho các phái đoàn hoặc thỏa thuận giữa tổ chức quốc tế với nước sở tại.
Quyền ưu đãi miễn trừ chỉ áp dụng đối với viên chức và thành viên gia đình cùng chung sống; viên chức lãnh sự và gia đình cùng chung sống; nhân viên hành chính, kỹ thuật, phục vụ và thành viên gia đình cùng sống chung không là công dân của nước tiếp nhận.
Công ước Vienna về quan hệ ngoại giao và Công ước Vienna về quan hệ lãnh sự đều khẳng định mục đích của việc nước tiếp nhận dành cho cơ quan đại diện, thành viên cơ quan và thành viên gia đình những quyền ưu đãi, miễn trừ đặc biệt không phải là để làm lợi cho các cá nhân, mà tạo điều kiện thuận lợi để cho các cơ quan đại diện và các nhà ngoại giao thực hiện có hiệu quả các chức năng của họ với tư cách là đại diện cho nước cử.
Đồng thời, cơ quan và các cá nhân phải có trách nhiệm tôn trọng pháp luật nước tiếp nhận, không được lạm dụng các quyền này, nếu có sự vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật hoặc xử lý theo biện pháp ngoại giao.
Cơ quan lãnh sự và thành viên Cơ quan lãnh sự cần tôn trọng luật lệ và quy định của nước tiếp nhận, không được can thiệp vào công việc nội bộ và sử dụng trụ sở lãnh sự vào những mục đích không phù hợp với việc thực hiện chức năng lãnh sự; đồng thời, cần tôn trọng những luật lệ và quy định về mặt bảo hiểm đối với những tai nạn gây ra với xe cộ, tàu bè, máy bay (Điều 56, Công ước Vienna 1963).
Cơ quan đại diện cần nắm chắc các quy định của Công ước Vienna về quan hệ ngoại giao, Công ước Vienna về quan hệ lãnh sự, các quy định của nước sở tại về ưu đãi, miễn trừ ngoại giao, lãnh sự và các văn bản pháp quy của Nhà nước ta về vấn đề này để xử lý những vấn đề liên quan đến lợi ích, trách nhiệm của cơ quan đại diện và cá nhân trên cơ sở “có đi, có lại”.
Cơ quan đại diện chú ý làm các thủ tục theo quy định của nước sở tại để xin miễn trừ thuế nhập, xuất khẩu hàng hóa, thuế VAT, các loại thuế khác (nếu có), lệ phí đối với các loại hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho công tác, sinh hoạt của Cơ quan và cá nhân như: mua, bán xe ô tô, rượu, bia, thuốc lá, điện, nước, xăng dầu, văn phòng phẩm, trang thiết bị máy móc, nguyên vật liệu và dịch vụ xây dựng, sửa chữa nhà cửa, thuế đất (đối với nhà ta mua), tiền thuê, sửa trụ sở, nhà riêng Trưởng Cơ quan đại diện… vì những mặt hàng, dịch vụ này ở Việt Nam ta cũng có chính sách miễn hoặc hoàn thuế.
Khi phát sinh các vấn đề về ưu đãi miễn trừ, cơ quan đại diện cần tham khảo các cơ quan đại diện khác tại địa bàn và Cục Lễ tân Nhà nước để có những phương án xử lý phù hợp với thông lệ ngoại giao, thông lệ địa bàn, các quy định của Việt Nam và nguyên tắc “có đi, có lại”.
Cơ quan đại diện có thể tham khảo các thông tư hướng dẫn của ta về miễn trừ thuế, lệ phí áp dụng đối với các cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam tại trang web của Cục Lễ tân Nhà nước.
